Je kan een spreadsheet beschouwen als een eenvoudige monolithische database met veel belangrijke uitbreidingen zoals zeer uitgebreide rekenmogelijkheden, uitgebreide formulebibliotheek, en uitgebreide presentatiemogelijkheden als draaitabellen en grafieken. Beperkingen zijn er (afhankelijk van de spreadsheet versie en het computergeheugen) in het aantal kolommen en rijen, en daarmee dus in het aantal cellen. Iedere cel kan je opvatten als een database record. Echt heel veel data in een spreadsheet opslaan is geen goed plan, dat vreet computergeheugen.
En database is meestal een stuk minder redundant, en gaat veel efficiënter om met de (vaak relationele) data. Ook wordt niet alles in een grote hap naar binnen gepompt zoals bij een spreadsheet, maar alleen die data die opgevraagd/gemanipuleerd wordt. Daarmee zijn zeer grote databestanden op te slaan en via een query taal te benaderen. Ook belangrijk is dat de meeste databases een uitgebreide toegangsbeveiliging kennen zodat je meerdere toegangsniveau's en rechten voor verschillende (gelijktijdige) gebruikers kan instellen.
Maar er zijn nog veel meer verschillen hoor, dit is maar een greep.